Die Schlussbesprechung ist in § 201 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) geregelt und verwirklicht den Anspruch des Steuerpflichtigen auf rechtliches Gehör. In der Schlussbesprechung sind strittige Sachverhalte die eine steuerliche Auswirkung haben könnten, zu erörtern. Die Schlussbesprechung ist der Versuch im Rahmen einer einvernehmlichen Gesamtregelung den Prüfungsfall nach Möglichkeit ohne Inanspruchnahme der Finanzgerichte abzuschließen (Streben nach Einigung, Verfahrensökonomie). Wo eine Einigung nicht herbeigeführt werden kann, sollen wenigstens die gegenseitigen Standpunkte für ein späteres Rechtsmittelverfahren klar herausgearbeitet werden.
Die Schlussbesprechung betrifft das Ergebnis der Betriebsprüfung / Außenprüfung. Sie ist zwingend und nur dann nicht durchzuführen, wenn sich nach dem Ergebnis der Außenprüfung keine Änderung der Besteuerungsgrundlagen ergeben oder falls der Steuerpflichtige auf die Besprechung verzichtet.
Bei der Schlussbesprechung sind insbesondere strittige Sachverhalte sowie die rechtliche Beurteilung der Prüfungsfeststellungen und ihre steuerlichen Auswirkungen zu erörtern. Soweit die Möglichkeit besteht, dass auf Grund der Prüfungsfeststellungen ein Straf- oder Bußgeldverfahren durchgeführt werden muss, soll der Steuerpflichtige darauf hingewiesen werden, dass die straf- oder bußgeldrechtliche Würdigung einem besonderen Verfahren vorbehalten bleibt, § 201 Abs. 2 AO.
Das Finanzamt hat dem Steuerpflichtigen gem. § 11 Betriebsprüfungsordnung (BpO) die Besprechungspunkte und den Termin unter Einräumung einer angemessenen Frist bekanntzugeen. Die Terminbestimmung liegt im Ermessen der Behörde. Ebenso im Ermessen der Behörde liegt die Ortswahl für die Schlussbesprechung. Aus Gründen der Zweckmäßigkeit und, wenn keine anderweitigen sachlichen Gründe dagegen sprechen, kann die Behörde jedoch das Verlangen des Steuerpflichtigen, die Prüfung in seinem Unternehmen durchzuführen, regelmäßig nicht verweigern.
Praxis-Tipp: Äußern Sie als Steuerpflichtiger das Verlangen, die Schlussbesprechung bei Ihnen im Unternehmen durchzuführen. Hier sind Ihre Informationswege kurz, Auskunftspersonen stehen bereit und der Betriebsprüfer kann Augenschein nehmen. Ferner können Sie als Hausherr und Gastgeber verhandeln, nicht als eine bei der Behörde vorgeladene Person.
Welche und wie viele Teilnehmer von Seiten der Behörde teilnehmen, liegt ebenfalls im Ermessen der Behörde. Jedoch muss der Steuerpflichtige es nicht hinnehmen, wenn die Behörde gänzlich andere Teilnehmer als den/die Betriebsprüfer dazulädt, mit denen die Betriebsprüfung durchgeführt wurde. Wen der Steuerpflichtige seinerseits zum Schlussgespräch dazu lädt, liegt hingegen in seinem/ihrem Ermessen. Zweckmäßigerweise nimmt an der Schlussbesprechung ein entscheidungsbefugter Amtsträger des Finanzamts teil. Für strittige Fragen sind ggf. entsprechende Fachleute hinzuzuziehen. Die Teilnehmer sollten auf beiden Seiten zahlen- und rangmäßig ausgewogen und (rechtlich) in der Lage sein, Entscheidungen zu treffen.
Die Anberaumung der Schlussbesprechung ist ein nicht selbständig anfechtbarer Verwaltungsakt, welcher nicht zwingend schriftlich ergehen muss.
